Almacén: no desperdicies su aportación estratégica

Aún existen empresas que conciben al almacén como un espacio de custodia, que representa un costo para la operación; incluso se le percibe como una función que no genera valor agregado.

¿Requieres un almacén que retroalimente y sume, en vez de solo sufrir faltantes o excesos de inventarios? (administración de almacenes.)

¿Necesitas que el personal de la bodega haga sinergia con compras y planeación y no solo reciba, guarde y surta? (administración de inventarios.)

¿Es crítico mejorar el control, tener registros de existencias confiables y que una metodología probada sea implementada en equipo?

Aún existen empresas que conciben al almacén solamente como un espacio de custodia, que únicamente representa un costo para la operación; incluso se le percibe como una función que no genera valor agregado.

La buena noticia es que tal paradigma es modificable y la aportación de ésta área puede pasar de lo operativo a lo estratégico. Es factible que contribuya a prevenir, en lugar de solo apagar fuegos. La manera es con una adecuada administración de almacenes.

Cuando se hace necesario incrementar el nivel de servicio, lograr una ágil toma de decisiones y optimizar los procesos, existe la alternativa de formar, involucrar integralmente y alinear al equipo de la bodega, con enfoque estratégico. La tarea de lograr mejoras en los esquemas de almacenaje, reposición y control de inventarios se vuelve una realidad, tanto en la óptica de la administración de almacenes como en la administración de inventarios:

• • En el momento que se comprende de fondo cuáles técnicas de resurtido aplican en qué tipo de materiales.

• • Cuando se generan los datos necesarios y suficientes para que los cálculos y la planeación se realicen de manera adecuada.

• • Cuando se definen y respetan, interna y externamente, las prácticas y lineamientos de almacenaje.

• En la medida que quienes deben tomar decisiones, hagan suya la responsabilidad y no la deleguen en quienes deben enfocarse en cuidar la integridad de las existencias y los registros.

Efectivamente, trabajar en sinergia implica considerar las aportaciones de todos los involucrados. Suena obvio, no obstante, aún prevalecen compañías que logran algunos resultados aisladamente, sin medir el impacto en el costo total. Incluso existen aquellas que tienen arraigada la práctica de segregar uno o más departamentos en su diario actuar.

Otro ejemplo es de quienes «delegan» tareas como «máximos y mínimos» a quienes no corresponde (almacén) y reducen su tarea (compras) a una oficina de gestoría, lo que representa una inadecuada administración de inventarios.

El involucramiento secuencial que metodológicamente opera en este sentido, considera, en su más pura esencia, el entendimiento y homologación de conceptos hasta la puesta en marcha de prácticas definidas en consenso. Lo anterior facilita que la administración de almacenes se derive en una mejor operación.

Cómo funciona:

1. Enfocar las iniciativas conforme el pensamiento estratégico organizacional.
2. Reconocer la importancia estratégica de la operación logística.
3. Sensibilizar en el respeto e impacto de la operación hacia los procesos de negocio institucionales.
4. Identificar mejores prácticas de almacenamiento.
5. La mejor administración de almacenes
6. Comprender el racional detrás de las decisiones de las existencias.
7. La mejor administración de inventarios.
8. Distinguir entre la «responsabilidad» de la «culpa», en cuanto al registro y validación de las existencias.
9. Destacar las diferencias radicales de las distintas perspectivas de auditorías a la bodega.
10. Insistir en el trabajo colaborativo para elevar la exactitud de los registros de inventarios.
11. Esbozar el calendario de trabajo para que, con la correcta metodología del conteo cíclico, institucionalmente se logre hacer coincidir los datos teóricos con los físicos.

Lo anterior podría resumirse en tres grandes módulos temáticos: la administración de almacenes, la administración de inventarios, y la exactitud mediante el conteo cíclico.
Basta hacer realidad que planeación, compras, almacén, calidad y finanzas se integren, compartan y homologuen conceptos desde la demanda, incluyendo la planeación comercial, cantidades de surtimiento y cobertura, considerando reglas de juego (procesos de negocio) y su vínculo con la planeación operativa, con importantes mejoras en la comunicación y trabajo en equipo.

Es aquí donde hace mucho sentido compartir y consensar tanto conceptos como reglas de juego; reconocer y acordar las áreas de oportunidad; identificar principales planes de acción para alcanzar objetivos, gestionar y aportar estratégicamente, optimizar el uso de recursos, trabajar colaborativamente.

¿Para quiénes es posible?

• Aplica con personal operativo de la bodega, que se beneficia al comprender la importancia de su trabajo diario, a la par que identifica precedentes y consecuentes de sus labores diarias.
• Beneficia a jefes y supervisores del almacén cuya contribución (conocimientos y experiencia) puede retroalimentar y mejorar la planeación operativa.
• Ofrece sustento y mayor credibilidad a quienes toman decisiones respecto al «cuándo» y al «cuánto» en la reposición de existencias.
• Impacta directamente a la administración de negocio, pues además de cuidar el activo circulante no monetario, el personal de finanzas puede llegar a eliminar la infructuosa actividad de la auditoria anual.
• Influye en el personal de planeación y compras, cuyo enfoque y alcance estratégico contribuirá a la aplicación de mejoras a lo largo de la cadena de suministro.

Los colaboradores del almacén, distribución, logística, refacciones, compras y calidad, están ansiosos de ser involucrados, conocer y comprender con enfoque holístico y sistémico la manera en que pueden y deben contribuir desde su trinchera al logro de los objetivos estratégicos de la empresa. La administración de almacenes y la administración de inventarios son ingredientes importantes.

El reto está, la misión es posible.

Publicación original: www.SalesUp.com.mx .

Ariel Valero es Licenciado en Comercio Internacional, CSCM, LSP-CF, PC-CPMN (Formación Empresarial con Enfoque Estratégico) es Capacitador, Facilitador y Conferencista internacional en Compras, Logística, Desarrollo Humano y Estrategia. www.arielvalerocruz.com.mx